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Confira orientações e ferramentas para viabilizar o teletrabalho
Medida atende recomendação da OMS para deter avanço da pandemia de covid-19




Iria Almeida – Secretária de Governança. Foto: Pei Fon/ Secom Maceió

O Gabinete de Governança da Prefeitura de Maceió adotou o sistema de home office, em que o servidor permanece em casa, mas desenvolve suas atividades laborativas normalmente. Para isso, foram transmitidas instruções sobre as tecnologias disponíveis para viabilizar a atuação dos servidores, não apenas do GGOV, mas de todas as demais repartições municipais que estão adotando esse sistema para os casos de funções que se encaixem no modelo de trabalho remoto.

“A prática de home office  tem a finalidade de reduzir aglomerações e deslocamentos e permitir o distanciamento social necessário neste momento em que se busca contribuir com a prevenção à transmissão do coronavírus e, consequentemente, com a redução de casos da covid-19 em Maceió”, informa a secretária municipal do Gabinete de Governança, Íria Almeida.

A gestora explica que embora o teletrabalho ainda não seja uma prática muito adotada por empresas públicas e privadas brasileiras, em situações como o atual  momento, em que o mundo enfrenta uma pandemia, e ainda que temporariamente, sua adoção é uma necessidade. “A mudança cultural é fundamental para que os gestores façam as adequações necessárias e forneçam instruções para os servidores e colaboradores dos órgãos públicos ou empresas que comandam”, afirma.

Carga horária

Mas ao contrário do que muitos pensam, o home office não é um trabalho mais leve e com menos horas nem significa a dispensa do trabalhador das suas atividades. “É fundamental que o gestor explique para sua equipe como funcionará a nova dinâmica e organize uma rotina de horário normal. Manter a carga horária padrão e o ritmo de trabalho ajudam o colaborador a compreender que, nesse período de isolamento social, sua casa virou o seu escritório temporário”, orienta Íria Almeida.

Planejamento e Produtividade

Com o objetivo de manter ou até melhorar a produtividade, o líder da equipe deve elaborar um planejamento das tarefas e metas diárias. Organização, foco e correta distribuição do tempo podem ser grandes desafios para alguns funcionários. Para tanto, os gestores devem estar atentos e auxiliar seus colaboradores no que for preciso.

Para a realização do home office, cada integrante da equipe deve ter disponível em sua casa um dispositivo com acesso à internet, que atenda aos requisitos para a execução do trabalho. Caso não possua, a empresa deve procurar providenciar esses equipamentos para uso estritamente profissional.

Outro ponto importante é que os documentos necessários para o desenvolvimento das atividades rotineiras devem estar disponíveis de forma online e compartilhados com toda a equipe. Em órgãos públicos é comum se ter ofícios, memorandos e outros documentos oficiais, a exemplo de processos físicos, que, neste caso, devem ser digitalizados.

Comunicação

Ao adotar o home office, uma das maiores preocupações do órgão é garantir a boa comunicação dos servidores. Uma dica válida, que pode até causar estranheza, é de evitar o WhatsApp como ferramenta de comunicação, afinal, a solução possibilita que  vida pessoal e profissional se misturem, e considerando que a pessoa estará em casa, as chances de que ela priorize a vida pessoal por influência do ambiente é grande. Assim, busque ter ferramentas de comunicação profissionais colocadas à disposição dos funcionários. Outra dica fundamental para não reduzir o desempenho e a produtividade da equipe é promover o encontro dos integrantes em ferramentas de reunião online a fim de evitar distrações e manter o ritmo de trabalho.

Capacitação

Uma oportunidade para este período é o acesso a cursos gratuitos ofertados por diversas instituições. A empresa pode indicar alguns destes cursos para seus colaboradores como oportunidade para desenvolver ou aprofundar conhecimentos que sejam úteis para a prática profissional.

Confira alguns cursos sugeridos pela Prefeitura de Maceió:

www.maceio.al.gov....nline-gratuitos/

 

Conheça abaixo opções de ferramentas gratuitas para home office que já são utilizadas pela equipe do Gabinete de Governança:

– Google Agenda

Serviço de agenda e calendário online. Disponível em uma interface web e em aplicativo, possibilita adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades.

www.google.com/intl/pt-BR/calendar/about/

 

– Google Drive

Serviço de armazenamento e sincronização de arquivos que comporta uma série de aplicações de produtividade, oferecendo, de forma online, edição de documentos, folhas de cálculo, apresentações, entre outras. Os arquivos armazenados no Google Drive podem ser compartilhados com sua equipe de trabalho através de conta do Google. Você poderá decidir com quem irá dividir cada arquivo e o nível de permissão de cada pessoa, escolhendo quem apenas poderá visualizar, editar ou comentar.

www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/

 

– Google Hangouts

Plataforma de comunicação que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP. A ferramenta possibilita agendar reuniões, mandar lembretes pelo calendário, fazer reuniões por vídeo e compartilhar arquivos. Os seus recursos premium estão liberados para todos durante este período, não sendo preciso ser assinante de uma conta corporativa para acessá-los.

hangouts.google.com/?hl=pt-BR

 

– Trello

Ferramenta para organizar tarefas individuais ou em grupo, que permite trabalhar com colaboração e ter mais produtividade. Com os seus quadros, listas e cartões, é possível organizar e priorizar os projetos de um jeito fácil e flexível.

trello.com/pt-BR

 

Outras ferramentas:

 

– Asana

Software de gestão de projetos e equipes que auxilia na organização de trabalhos e profissionais de forma intuitiva. Além disso, conta com uma série de funcionalidades para acompanhar os resultados e o andamento do projeto, assim como a performance dos colaboradores.

asana.com/pt

 

– Facebook Workplace

Plataforma de conectividade corporativa desenvolvida pelo Facebook, que apresenta ferramentas como grupos, mensagens instantâneas e feed de notícias, com o objetivo de melhorar a comunicação interna entre colaboradores e a organização.

pt-br.facebook.com/workplace

 

– Monday

Plataforma online e móvel para a gestão de tarefas, incluindo o acompanhamento de projetos, prazos e colaboração da equipe. O produto pode ser personalizado para atender a uma vasta gama de operações comerciais, incluindo P&D, Marketing, Vendas, TI, Suporte ao Cliente, RH e Produção de Mídia.

monday.com/lang/pt

 

– Slack

É um software de comunicação de equipes com suporte a canais e bate-papos, que permite a integração com serviços externos como Google Drive, Office 365 e Trello. Auxilia no aumento da produtividade das conversas de trabalho, excluindo a necessidade de e-mails e envio de mensagens por outros meios, já que concentra em sua ferramenta a comunicação de todo time.

slack.com/intl/pt-br/

– Zoom

Ferramenta de videoconferência que possibilita realizar reuniões por vídeo com até 500 participantes, além de webinars com até 10 mil pessoas. Também permite compartilhar arquivos, textos e apresentações pelo bate-papo. A versão básica é gratuita e pode ser acessada tanto pela web como pelo smartphone.

zoom.us/pt-pt/meetings.html




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